Unternehmen und andere Organisationen mit 50 oder mehr Mitarbeitenden sowie Kommunen mit mehr als 10.000 Einwohnern sind gesetzlich verpflichtet, Whistleblower besonders zu schützen. Dafür stellen die EU-Whistleblower-Richtlinie und das deutsche Hinweisgeberschutzgesetz zahlreiche Vorgaben auf. Zu diesen gehört die Einrichtung sicherer Meldewege.

Unternehmen mit maximal 249 Mitarbeitern können mit anderen Unternehmen eine gemeinsame Meldestelle betreiben. Für öffentliche Einrichtungen und Behörden mit 50 oder mehr Beschäftigten sowie Kommunen mit 10.000 oder mehr Einwohnern ergibt sich die Pflicht zur Einrichtung interner Meldestellen direkt aus der EU-Whistleblower-Richtlinie.

Der Betrieb der internen Meldestelle darf an qualifizierte Dritte (etwa eine Kanzlei) ausgelagert werden.

Aus dem Hinweisgeberschutzgesetz ergeben sich folgende Anforderungen an die interne Meldestelle, die ohne ein Hinweisgebersystem nur schwer zu erfüllen sind:

• Wahrung der Vertraulichkeit bzgl. der Identität des Hinweisgebers und eventuell weiterer Beteiligter (§ 8 HinSchG). Die Möglichkeit einer anonymen Meldung ist allerdings nicht vorgeschrieben.
• Einhaltung der Dokumentationsplichten samt Einhaltung der Löschfristen (§ 11 HinSchG).
• Gewährleistung der Möglichkeit zur mündlichen oder schriftlichen Meldung und der persönlichen Zusammenkunft auf Wunsch des Hinweisgebers (§ 16 Abs. 3 HinSchG).
• Einhaltung der Fristen bzgl. Eingangsbestätigung (§ 17 Abs. 1 HinSchG) und Rückmeldung (§ 17 Abs. 2 HinSchG).
• Prüfung der Meldung mit Hinblick auf Zulässigkeit des Meldegegenstandes und Stichhaltigkeit der erhobenen Vorwürfe, Kontakt mit Hinweisgeber und ggf. Einholung weiterer Informationen vom Hinweisgeber (§ 17 Abs. 1 HinSchG).
• Ergreifung von Folgemaßnahmen (§ 17 Abs. 1 und § 18 HinSchG) und Rückmeldung an den Hinweisgeber über geplante sowie bereits ergriffene Folgemaßnahmen (§ 17 Abs. 2 HinSchG).